今回は、複合機の有効活用について、自社の取組を紹介します。
現在、自社ではFAXは複合機で受けて、それを自動でGmailに転送される仕組みを活用しております。FAXを全て印刷せずに、選んで印刷できる事や、自宅からでもGmailを確認する事でFAXを受け取れる事がメリットでありました。ここまでは、無料の範囲です。
問題点としては、Gmailに転送される時に、誰から来たFAXなのかはGmailを開かないと分からない事や、沢山のＦＡＸが来ると必要なＦＡＸがどこに行ったのか分からなく、探すのに手間がかかるという問題がありました。
先日、当社が使っている複合機のコニカミノルタさんの営業に来ていただき、Palette Cloudの説明を受けました。仕組みは、複合機からクラウドサーバー（当社は、グーグルドライブにしました）に転送できる仕組みです。転送される時に、送り先に応じてフォルダー訳やPDFの名前が相手先名や到着日時が追加されたりするサービスとの事でした。また、クラウドサーバーにデータを入れる事で、自社の複合機を使って遠隔操作でFAXを送れるようになります。自宅から会社の複合機を使ってFAXを送れるってことです。
これにより、在宅勤務時にFAXを送る事ができるようになることがわかりました。従業員からも、是非やりましょうと声がある事から、契約してみようと思いました。費用も月額３千円程度と安く、導入しやすいと判断しました。